Como emitir uma nota fiscal eletrônica?

Resposta direta: para emitir uma nota fiscal eletrônica você precisa de um emissor autorizado e de um certificado digital válido (quando exigido). No sistema, identifique o documento correto (NF-e, NFC-e ou NFS-e), cadastre a empresa e o cliente, informe os produtos ou serviços, transmita para a SEFAZ ou para o município e, após a autorização, guarde o XML e envie o documento ao cliente.

Emitir a nota fica simples quando os cadastros estão organizados. O roteiro abaixo mostra o caminho comum, do início ao envio do documento ao cliente.

Como emitir nota fiscal eletrônica passo a passo

1. 1

   Identifique qual documento fiscal é necessário

   Mercadoria para empresa costuma pedir NF-e; venda no balcão costuma pedir NFC-e; serviço costuma pedir NFS-e.

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   Cadastre a empresa

   Informe CNPJ, endereço, inscrições e demais dados de identificação no sistema emissor.

3. 3

   Configure os dados fiscais

   Regime tributário, série, numeração, ambiente de emissão e certificado digital.

4. 4

   Cadastre o cliente

   Nome ou razão social, documento, endereço completo e contato para envio da nota.

5. 5

   Cadastre o produto ou o serviço

   Descrição, unidade, código e demais informações necessárias para o documento.

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   Informe os valores

   Quantidade, preço unitário, descontos, frete e outras despesas, quando houver.

7. 7

   Informe a tributação quando aplicável

   Os campos tributários dependem da operação, do produto ou serviço e do regime da empresa.

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   Confira os dados

   Revise destinatário, itens, valores e natureza da operação antes de transmitir.

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   Emita o documento

   O sistema gera o arquivo, assina digitalmente e transmite ao órgão responsável.

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    Aguarde a autorização

    Se houver rejeição, corrija o campo indicado na mensagem e transmita novamente.

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    Armazene o XML

    Guarde o arquivo autorizado com segurança e mantenha backup organizado por período.

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    Envie o documento ao cliente

    Encaminhe o XML e a representação em PDF por e-mail ou mensagem, conforme o combinado.

Erros comuns que atrasam a emissão

• Endereço ou documento do cliente incompleto ou desatualizado.
• Cadastro de produto sem as informações exigidas pelo documento.
• Certificado digital vencido.
• Escolha do documento errado para o tipo de operação.
• Dados de tributação divergentes da orientação contábil.

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