O que é NF-e? Entenda a Nota Fiscal Eletrônica
Entenda o que é a Nota Fiscal Eletrônica, para que ela serve, como funciona a autorização pela SEFAZ e a diferença entre XML e DANFE.
Se você vende produtos, provavelmente já ouviu falar em NF-e. Apesar do nome técnico, a ideia é simples: é a versão digital da antiga nota fiscal em papel, usada para registrar operações com mercadorias.
O que é NF-e
NF-e é a sigla de Nota Fiscal Eletrônica (modelo 55). Trata-se de um documento digital, assinado eletronicamente, que registra uma operação de circulação de mercadorias e é transmitido à Secretaria da Fazenda (SEFAZ) para autorização antes de a mercadoria sair.
Em vez de um bloco de notas impresso, a empresa gera um arquivo eletrônico. Esse arquivo é validado pelo Fisco e passa a ter valor fiscal depois de autorizado.
Para que serve a nota fiscal eletrônica
- Comprovar formalmente a venda ou a transferência de mercadorias.
- Registrar informações fiscais da operação, como valores e tributos aplicáveis.
- Permitir o transporte da mercadoria acompanhado do documento auxiliar.
- Dar ao comprador um documento válido para escrituração, garantia e trocas.
- Organizar o controle interno de vendas, estoque e faturamento.
Quem normalmente utiliza
De modo geral, a NF-e é utilizada por empresas que comercializam mercadorias, principalmente em operações entre empresas (venda para pessoa jurídica), em vendas interestaduais e em situações em que é necessário transportar o produto.
A obrigatoriedade, porém, não é igual para todo mundo: ela depende da atividade, do porte, do regime tributário e da legislação do estado.
XML e DANFE: qual a diferença?
Essa é uma das dúvidas mais comuns de quem começa a emitir. Os dois fazem parte da mesma nota, mas têm funções diferentes.
| Item | O que é | Para que serve |
|---|---|---|
| XML | O arquivo eletrônico da nota, assinado digitalmente | É a nota fiscal de verdade. Deve ser guardado e enviado ao cliente e à contabilidade |
| DANFE | Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (o papel ou PDF) | Representa a nota de forma legível e acompanha a mercadoria no transporte |
Como funciona a autorização pela SEFAZ
- 1
Geração do arquivo
O sistema emissor monta o XML com os dados da empresa, do cliente, dos produtos e dos valores.
- 2
Assinatura digital
O arquivo é assinado com o certificado digital da empresa, garantindo autoria e integridade.
- 3
Envio à SEFAZ
O XML é transmitido para a Secretaria da Fazenda responsável pela operação.
- 4
Validação
A SEFAZ confere as informações e as regras aplicáveis ao documento.
- 5
Autorização de uso
Se estiver tudo correto, a nota é autorizada e recebe uma chave de acesso. A partir daí é possível imprimir o DANFE e enviar o XML ao cliente.
Quando algo está incorreto, a SEFAZ devolve uma rejeição com o motivo. Nesse caso, basta corrigir o dado apontado e transmitir novamente.
Principais informações presentes na NF-e
- Dados do emitente (quem vende) e do destinatário (quem compra).
- Descrição dos produtos, quantidades e valores.
- Informações tributárias aplicáveis à operação.
- Dados de transporte, quando houver.
- Chave de acesso com 44 dígitos, usada para consultar a nota.
- Data e hora de emissão e o protocolo de autorização.
Vantagens da emissão eletrônica
- Menos papel e menos custo com impressão e armazenamento físico.
- Envio imediato do documento ao cliente por e-mail ou mensagem.
- Menor chance de erro de preenchimento, com dados cadastrados uma única vez.
- Consulta e recuperação rápida de notas antigas.
- Mais organização para a contabilidade e para o controle do negócio.
Entenda melhor: o que é o XML da nota fiscal?
Veja também: NF-e x NFC-e: qual é a diferença?
Perguntas frequentes
NF-e e DANFE são a mesma coisa?
Não. A NF-e é o arquivo XML autorizado pela SEFAZ. O DANFE é apenas o documento auxiliar impresso ou em PDF que representa essa nota e acompanha a mercadoria.
Preciso de certificado digital para emitir NF-e?
Em regra, a emissão de NF-e exige assinatura com certificado digital da empresa. Confirme o tipo de certificado adequado ao seu caso com o seu contador.
Por quanto tempo devo guardar o XML?
O XML deve ser armazenado pelo prazo previsto na legislação fiscal aplicável. Como esse prazo pode variar conforme a norma vigente, confirme com o seu contador.
É possível cancelar uma NF-e?
O cancelamento é possível dentro das condições e do prazo previstos pela legislação e pela SEFAZ do estado. Fora desse prazo, normalmente são usados outros procedimentos, como a nota de devolução.
Se você precisa emitir NF-e pela internet, pode utilizar um emissor de NF-e online para simplificar o processo e manter os XML organizados.
