Como consultar uma nota fiscal eletrônica?
Com a chave de acesso é possível verificar se uma nota realmente foi autorizada. Entenda como consultar, o que a consulta mostra e por que ela não substitui o XML.
Resposta direta: consultar uma nota fiscal eletrônica é verificar, em ambiente oficial, se existe um documento autorizado correspondente àquela chave de acesso e qual é a situação dele. A consulta responde a uma pergunta simples e importante: este documento é real?
O que é a chave de acesso
A chave de acesso é a sequência numérica que identifica de forma única um documento fiscal eletrônico. Ela aparece na representação auxiliar do documento — no DANFE, por exemplo — e é o dado que você usa para localizar a nota nos ambientes oficiais de consulta.
Onde consultar
- Portais oficiais mantidos pela administração tributária, conforme o tipo de documento.
- Ambientes da SEFAZ da unidade da federação envolvida, quando aplicável.
- Sistema do município competente, no caso de documentos de serviço.
- QR Code presente na representação de determinados documentos, como a NFC-e.
O que a consulta mostra
A consulta normalmente confirma a existência do documento e a sua situação — por exemplo, se ele está autorizado ou se há eventos registrados, como um cancelamento. É por isso que a consulta é uma ferramenta prática de conferência ao receber mercadorias: se o papel diz uma coisa e a consulta diz outra, algo está errado.
Consultar não é o mesmo que guardar o XML
| Ação | Para que serve | Substitui a outra? |
|---|---|---|
| Consultar | Verificar a existência e a situação do documento em ambiente oficial | Não substitui a guarda do arquivo |
| Guardar o XML | Manter o documento fiscal para escrituração e obrigações legais | Não substitui a conferência da autenticidade |
Muita empresa acredita que, por conseguir consultar a nota quando quiser, não precisa arquivar o XML. Não é assim: a guarda do arquivo é uma obrigação e a consulta é apenas uma verificação pontual.
Rotina recomendada ao receber uma nota
- 1
Confira os dados da representação
Emitente, destinatário, produtos e valores devem corresponder ao combinado.
- 2
Consulte a chave de acesso
Use um canal oficial para verificar a existência e a situação do documento.
- 3
Solicite o XML
Peça o arquivo ao fornecedor e arquive-o junto à sua documentação fiscal.
- 4
Registre a entrada
Com o documento validado, siga com o lançamento e a conferência do estoque.
Comece por aqui: O que é NF-e?
Veja também: o que é o XML da nota fiscal
Comparativo: XML, DANFE e nota fiscal, qual é a diferença?
Perguntas frequentes
Preciso de certificado digital para consultar uma nota?
Para a consulta pública pela chave de acesso, normalmente não. Algumas consultas mais completas, como o download de arquivos, podem exigir autenticação.
A consulta serve como comprovante fiscal?
A consulta confirma a situação do documento, mas não substitui o XML autorizado, que é o arquivo a ser guardado pelo prazo legal.
Consegui consultar, mas a nota aparece cancelada. O que fazer?
Procure o emitente para entender o motivo e para obter o documento correto da operação antes de registrar a entrada.
